مزایای ویپ و امکانات ویپ :
مزایای ویپ :
مزایای ویپ شامل طیف وسیعی از قابلیت های جالب، پر کاربرد و پیشرفته می باشد که بسیاری از آنها ممکن است توسط فروشندگان ویپ به صورت رایگان ارائه می شوند. اینکه مایل باشید تا چه ویژگی هایی را شامل حال سرویس خود کنید کاملا بستگی به شما و نیاز های ارتباطی شما دارد.
ویژگی هایی وجود دارد که به شما این امکان را می دهد تا به خدمات اضافه دسترسی داشته باشید، از ابزار های کار آمد اضافه کرده، لذت ببرید و تجربه ویپ خود را غنی تر و حرفه ای تر کنید.
برخی از ویژگی های ویپ بیشتر جنبه بیزینسی و کاری دارد، درحالی که برخی دیگر می توانند ابزار های بسیار مفیدی در زمینه ی ارتباط با دوستان و آشنایان باشند. برخی از آنها مخصوص سیستم های شرکتی هستند، برخی از آنها برای آی پی فون ها مناسب هستند و برخی نرم افزار های ویپ نیز روی تلفن های هوشمند اجرا می شوند.
امکانات ویپ در سیستم تلفنی ویپ ( امکانات voip) :
سیستم تلفن تحت شبکه ویپ دارای امکانات ویپ بسیار زیادی می باشد که در ذیل به معرفی محدود برخی از آنها می پردازیم :
تلفن گویا ( اپراتور خودکار یا منشی تلفنی ) :
اپراتور خودکار یا تلفن گویا به عنوان جایگزین منشی، یکی از مزایای ویپ ، با هدف ایجاد اپراتوري 24 ساعته جهت اداره کلیه امور تلفنی، به منظور افزایش ساعات کاري و بهره وري یک مجموعه و همچنین سهولت در برقراري ارتباط مشتریان و مخاطبین با کارمندان و مدیران یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. این قابلیت، فهرستی را در اختیار تماس گیرندگان قرار داده تا با استفاده از سیستم تلفنی خود به بخش یا داخلی مورد نظر متصل گردند.
مرکز تماس(کال سنتر) :
در تجارت امروزه ، ارتباط با مشتری ، امری کاملا غیر قابل اجتناب است . هر شرکت کارآمدی ، باید به نحو احسنت ، روال مدیریت ارتباط با مشتریان را برای خود تعریف و شفاف سازی نماید . نقطه مرکزی مدیریت ارتباط با مشتریان در یک سازمان و نهاد می تواند یک مرکز تماس ( کال سنتر ) باشد . مرکز تماس یا کال سنتر ، جایی است که تنی چند از کارمندان یک شرکت مسئول تمامی ارتباطات با مشتریان می باشند .
سیستم پیجر :
امروزه با پیشرفت تکنولوژی نیاز به سیستم های پیجینگ تحت شبکه در هر مکانی وجود دارد که شامل شرکت ها ، کارخانجات ، کارگاه های بزرگ ، بیمارستانها ، درمانگاه های بزرگ و… میباشد. از پیجر که زیر مجموعه امکانات ویپ می باشد ، می توان برای فراخوان افراد ، پخش موزیک ، رادیو ، اذان ، اخطار ها و هشدار ها و… استفاده نمود .
دفترچه تلفن :
با تولید گوشی های موبایل ، نسل دفاتر تلفن در زندگی شخصی انسانها تقریبا منقرض گردید و امروزه کمتر نیازمند به حفظ کردن شماره های طویل در حافظه خود می باشیم . این مهم برای شرکت های بزرگ که مشتریان بسیاری دارند ، عملا غیر ممکن به نظر می آید که بتوانند تمامی شماره های مشتریان خود را ثبت و ضبط کنند ، بنابرین همیشه وجود یک دفترچه تلفن آن لاین ، با قابلیت های به روز رسانی و …. همیشه در این میان احساس می شده است . ما با تولید ماژول دفترچه تلفن ، قابلیت داشتن دفترچه تلفن خصوصی و عمومی را با شما ارائه می کنیم و این اطمینان را به شما می دهیم که به مخاطبان خصوصی شما ، هیچ کاربری دسترسی نداشته باشد .
سیستم نظرسنجی :
یکی از دغدغه هاي سازمانها، شرکت ها و مجموعه هایی که واحد ارتباط با مشتریان به صورت تلفنی دارند، ارتقا سطح کیفیت پاسخ گویی کارمندان با مشتري ها است. در سیستم نظرسنجی این امکان براي مخاطبین فراهم شده که پس از پایان مکالمه با فشردن شماره اي به عملکرد کارشناس پاسخ گو امتیاز دهند، همچنین گزارش گیري کامل بصورت نموداري از میزان امتیازها و مشخص کردن کارشناسان پر امتیاز و کم امتیاز جهت موارد تشویق یا تنبیه از دیگر قابلیتهاي مدیریتی این سیستم می باشد .
تماس برگشتی :
در صف های تماس تلفنی ، استفاده از قابلیت خسته کننده انتظار و صف انتظار اجتناب ناپذیر است . و عملا امکان ندارد که تمام اطلاعات مورد نیاز مشتری را دریافت کنید یا موضوع فنی خود را در کمتر از چنددقیقه حل و فصل کنید . زمان Hold ، گرچه در برخی موارد مهم اجتناب ناپذیر است ، اما اغلب می تواند جلوگیری شود . راه حل ساده ، یک تماس برگشتی از شرکت شما به مشتری است. با مشتری صحبت کنید، بپرسید آنها چه میخواهند و اگر چیزی است که زمان میبرد، آنها را برای یک تماس تلفنی برگشتی ، در زمانی که برای شرکت و مشتری شما مناسب است دعوت کنید.
تماس گیر خودکار :
تماس گیر خودکار از مزایای ویپ بوده و سیستمی است برای اطلاع رسانی هوشمند و شبانه روزي از طریق تلفن به منظور ارائه انواع اطلاعات سازمان از قبیل رسالت، خط مشی، اهداف شرکت، اطلاعات تماس، اطلاعیه ها، آخرین اخبار، محصولات، لیست قیمت و …
مرکز تلفن قدرتمند و پیشرفته
مرکز تلفن تحت شبکه “آی تی شبکه” سیستمی قدرتمند است که وظیفه مدیریت و برنامه ریزي تماس هاي ورودي به شرکت یا مرکز تماس موسسه شما را بر عهده داشته و امکانات متنوع و بسیار زیادي در راستاي کاهش هزینه هاي شرکت، بهبود خدمات به مشتریان، اجراي طرح تکریم ارباب رجوع، برندینگ، مدیریت کارکنان و پرسنل سازمان ،ارتباطات داخلی درون سازمانی ، ایجاد کنفرانس هاي صوتی و تصویري و ده ها قابلیت ویژه و کاربردي دیگر را در اختیار سازمان ها ، شرکت ها و مجموعه ها قرار می دهد که در ادامه به توضیح هر یک از این امکانات می پردازیم. بکارگیري این امکانات سبب کنترل و مدیریت بهینه بر روي تماس هاي مشتریان شده و رضایتمندي، وفاداري مشتریان و افزایش فروش و بهبود روند کسب و کار شما را به دنبال خواهد داشت.
ارتباط با شعب، دفاتر و نفرات خارج از مجموعه به صورت داخلی و انتقال مکالمه به آنها :
این قابلیت به منظور کاهش هزینه، در دسترس بودن مدیران و کارمندان به هنگام ماموریت، صحبت کردن بصورت داخلی و ارتباط داخلی بین دفاتر و شعب مختلف و صحبت کردن بر بستر تلفن همراه بصورت داخلی با مراکز و سایر دفاتر مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین براحتی امکان انتقال مکالمات از طریق این روش به شعب، دفاتر و تلفن همراه کارمندان و مدیران بدون در نظر گرفتن بعد مسافت وجود دارد .
اتصال سیستم تلفنی به CRM :
این ماژول با اتصال به اتوماسیون هاي اداري می تواند خدمات و امکانات مفید و ارزشمندي نظیر شماره گیري از طریق اطلاعات موجود در CRM ،باز کردن فرم اطلاعات مشتریان و سوابق آنها پس از تماس مشتري با مجموعه به صورت پاپ آپ، باز کردن فرم ثبت اطلاعات مشتری و… را در اختیار سازمان قرار دهد.
انتقال خط تلفن ثابت از یک نقطه یا شهر به یک نقطه یا شهر دیگر :
انتقال خطوط تلفن شهري یا کشوري از یک شهر یا کشور به مکان دیگر با قابلیت پاسخ دهی، کنترل و مدیریت خط تلفن بدون در نظر گرفتن بعد مسافت و مکان
صندوق صوتی :
ایجاد فضایی جهت دریافت پیام هاي مختلف از مخاطبین و ارجاع آن به واحد و مدیر مربوطه بصورت ایمیل و تماس تلفنی، پیام کوتاه و یا حتی تلگرام، با قابلیت رمزنگاري بر روي صندوق پیام
راه اندازی خط سیپ ترانک :
شرکت مخابرات ایران و شرکت های سرویس دهنده اینترنت اخیرا شروع به اعطاي شماره تلفن هاي پنج و هشت رقمی سیپ ترانک کرده اند. سرویس سیپ ترانک در واقع ارتباط شبکه اي جهت انتقال خطوط ثابت بر بستر شبکه، بین سرویس دهندگان تلفن و مشتریان، که بر روي بستر پروتکل SIP ارائه می شود. .مهم ترین مزایاي این خطوط عبارت اند از کیفیت صوت بالاتر، مناسب براي برندینگ، اعتبار و اعتمادسازي مجموعه در نگاه مشتریان امکان ارتباط تلفنی به مراتب راحت تر مشتریان و مخاطبین با مجموعه، عدم اشغالی تلفن با دارا بودن بدون محدویت تماس همزمان، امکان در کلیه مناطق تهران و شهرستان ها، هزینه کمتر مکالمات، امکان جا به جایی خط تلفن و … شرکت “آی تی شبکه” آمادگی دارد با دریافت هزینه اي متعارف نسبت به دریافت این خطوط از مخابرات یا شرکت های سرویس دهنده دیگر با طی مراحل و مکاتبات اداري براي مشتریان شرکت خود اقدام نموده و در نهایت به صورت کامل در داخل مجموعه تحویل نماید.
اتصال شعب یک شرکت به هم دیگر :
در تجارت امروزه داشتن بیش از یک شعبه برای یک شرکت موضوعی بسیار عادی می باشد که در سیستم تلفنی سنتی هر دفتر یک شرکت یا سازمان دارای یک سیستم تلفنی جداگانه بوده که پرسنل هر دفتر برای تماس با یکدیگر باید از خطوط تلفن شهری برای ارتباط با یکدیگر استفاده نمایند که این موضوع هزینه ارتباطات را به صورت قابل ملاحظه ای بالا برده است . در سیستم تلفنی مبتنی بر VOIP ، این مشکل به راحتی حل گردیده است . به این صورت که تمامی دفاتر شما در هر نقطه ای از دنیا که باشند بصورت یکپارچه در می آیند و علاوه بر اینکه ارتباطات بین دفاتر کاملا رایگان می گردد، شما می توانید از امکان انتقال خطوط شهری بین دفاتر استفاده نمایید و این به معنی کاهش هزینه ها و سهولت در برقراری ارتباط در سازمان ها می باشد. همچنین اگر یک سازمان دارای دفتر یا کارخانه ای در نقطه ای می باشد که امکان تخصیص تلفن شهری از طریق مخابرات وجود ندارد، می توانید از طریق ویپ خطوط دفاتر دیگر خود را به آنجا انتقال دهید.
ضبط، مانیتورینگ و شنود مکالمات تلفنی :
به منظور بهینه سازي ارتباطات بین مخاطبین و مشتریان یک سازمان با کارمندان، افزایش رضایتمندي آنها، رسیدگی به شکایات، افزایش کیفیت پاسخگویی پرسنل، امکان ثبت، بایگانی و مستندسازي مذاکرات انجام شده(پرکاردبرد در واحد فروش)، کنترل و مدیریت مکالمات غیرضروري، افزایش بهره وري سرمایه هاي انسانی و آموزش کارشناسان فروش جهت ارتقاي کیفیت پاسخ دهی مورد استفاده قرار می گیرد .
تعریف ساعات کاری شرکت :
تعریف ساعات کاری شرکت و تعریف جدول زمان بندي پخش سناریوهاي مختلف گویا و ایجاد جدول زمانی مشخص در پخش سناریوهاي مختلف گویا در زمانهاي مختلفی از روز، ایام تعطیل و مناسبتهاي مختلف
گزارش گیري از تمای تماس های وارده و صادره :
این قابلیت به عنوان یک نرم افزار مکمل سیستم گویا، امکان دریافت گزارشات متنوع از عملکرد سامانه همچون گزارش تماسهاي دریافتی، تماس هاي گرفته شده، داخلی به داخلی، مقایسه تماسها در ساعات و روزهاي مختلف، مقایسه داخلی ها و میزان اشغالی و عدم پاسخگویی،شماره تماس کاربران، تعداد تماس ها به صورت تفکیک شده، مدت زمان مکالمات، تعداد تماس هاي موفق و ناموفق، دریافت فایلهاي صوتی مکالمات و ده ها گزارش دیگر را به منظور بررسی عملکرد بخش هاي مختلف یک مجموعه در اختیار مدیران سازمان قرار می دهد.
فکس سرور ( ارسال و دریافت فکس نرم افزاري) :
یکی از مزایای voip سیستم فکس سرور می باشد . به کمک این قابلیت کلیه کاربران تحت شبکه به راحتی می توانند از طریق رایانه خود با در اختیار داشتن پنل اختصاصی فکس، علاوه بر ارسال و دریافت فکس، کلیه گزارشات مختلف از روند دریافت و ارسال فکس را مشاهده و یا حتی از طریق ایمیل دریافت نمایند و همچنین براحتی فکس دریافتی را به کارتابل سایرین انتقال دهند، این امکان کاهش هزینه هاي سازمانی اعم از خرید دستگاههاي متعدد فکس، استهلاك دستگاههاي فکس، حذف هزینه هاي کاغذ، کارتریج و تامین و نگهداري را به دنبال داشته و علاوه بر این ایجاد پنل مدیریتی و کنترلی، بازدهی سازمان و کارکنان را بالا می برد.
قابلیت ارسال فکس به ایمیل :
به واسطه این قابلیت می توان کلیه فکس هاي دریافتی مجموعه را به منظور بایگانی اسناد و همچنین کاهش استفاده از کاغذ در راستاي کمک به محیط زیست به یک یا چند ایمیل ارسال نمود.
سامانه نوبت دهی هوشمند تلفنی :
یکی از مهمترین کارهایی که در مراکز درمانی وجود دارد امور مربوط به تعیین وقت قبلی براي بیماران یا اصطلاحا نوبت دهی می باشد. سامانه دریافت نوبت دهی تلفنی هوشمند تمام امور مربوط به رزرواسیون وقت را به صورت کاملا دقیق با هدف افزایش رضایتمندي مشتریان، جلوگیري از اعمال سلیقه فردي، هوشمندسازي مراکز درمانی، صرفه جویی در هزینه، زمان، نیرو و… را از طریق تلفن انجام داده و همچنین گزارشات بسیار کامل و دقیق از رویدادها را نشان خواهد داد. این ویژه گی که از امکانات voip محسوب شده ، قابلیت همگام سازي با سایر نرم افزارهاي اتوماسیون اداري را نیز دارد .
سامانه مدیریت کنفرانس صوتی :
این سامانه که از امکانات ویپ بوده از دو قابلیت کنفرانس صوتی و کنفرانس تصویري برخوردار است . توسط این قابلیت می توان با ایجاد اتاق کنفرانس، تعداد زیادي از افراد داخل و خارج از مجموعه را بر روي بستر اینترنت یا خطوط آنالوگ به این اتاق در یک زمان مشخص دعوت کرد و در مورد موضوع و مباحث مختلف با رعایت حق تقدم در صحبت کردن و کلیه مباحث مدیریتی اتاق کنفرانس، صحبت نمود و شرایط را براي تبادل نظرات مختلف و نتیجه گیري بین مدیران یک مجموعه، بدون حضور فیزیکی آنها ایجاد نمود .
کنفرانس تصویري:
در عصر نوین با وجود ابزارهاي جدیدي همچون مکالمه تصویري و ایجاد کنفرانس تصویري این امکان براي مدیران یک سازمان بوجود می آید تا خارج از در نظر گرفتن مکان حضور آنها، براحتی همه مدیران را در یک ساعت مشخص تحت نظام یک سیستم کاملا بروز و پیشرفته در یک کنفرانس آنلاین تصویري شرکت داد و تصمیم گیري هاي سریع و به موقعی را بدون در نظر گرفتن موانع موجود بر سر راه جلسات حضوري ایجاد نمود
سامانه ارسال پیامک از طریق شبکه هاي اجتماعی و مخابرات :
این سیستم به عنوان مکمل اطلاع رسانی در کنار مرکز تماس هوشمند ( و از امکانات ویپ )قرار داشته که در آن امکان ارسال اعلانهاي مختلفی همچون ارسال شماره تماس گیرنده از طریق شبکه هاي اجتماعی و ارسال پیام مخابراتی بر بستر سیم کارت یا وب سرویسهاي مختلف به هنگام عدم پاسخ دهی کارشناس یا مدیر مربوطه به شماره تلفن همراه یا آي دي شبکه هاي اجتماعی آنها و همچنین قابلیت ارسال پیام خوش آمد گویی به شماره همراه تماس گیرنده به شرط تماس از طریق شماره همراه و هر گونه اطلاع رسانی دیگر از طریق این سامانه بعد از ارائه درخواست مخاطب به سیستم مرکز تماس هوشمند و دریافت پاسخ از طریق این روش قابل اجرا خواهد بود
