خدمات ویپ چیست  :

در تجارت امروزه ، ارتباط با مشتری ، امری کاملا غیر قابل اجتناب است . هر شرکت کارآمدی ، باید به نحو احسنت ،  روال مدیریت ارتباط با مشتریان را برای خود تعریف و شفاف سازی نماید .  نقطه مرکزی مدیریت ارتباط با مشتریان در یک سازمان و نهاد می تواند یک مرکز تماس ( کال سنتر ) باشد . مرکز تماس یا کال سنتر ، جایی است  که تنی چند از کارمندان یک شرکت مسئول تمامی ارتباطات با مشتریان می باشند .

مطالب بیشتر 

 ضبط مکالمات تلفن :

سیستم ضبط مکالمات تلفن ، مهمترین نیاز هر مجموعه کوچک و بزرگی میباشد که میتوان توسط آن بر چگونگی مکالمه پرسنل زیر مجموعه نظارت کرده و باعث افزایش کارایی آنها شد . از این سیستم می توان به عنوان سیستم  شنود و کنترل گفتار پرسنل یک مجموعه نیز استفاده نمود . تمامی تماس های وارده و یا صادره از سیستم به صورت زنده و یا ضبط شده قابلیت شنود دارند . دقت شود ،  مطابق اصل ۲۵ قانون اساسی،  ضبط و فاش کردن مکالمات تلفنی و  افشای آن و  استراق سمع ممنوع است ، بنابرین این موضوع به نحو مکفی به پرسنل زیر مجموعه و یا به مخاطبین در ابتدای تماس اطلاع رسانی می گردد .

مدیریت سیستم ضبط مکالمات صوتی تلفن ثابت :

همچنین توجه شود که کنترل این سیستم کاملا در اختیار مدیر شبکه بوده و می تواند تمامی تماس ها و یا برخی از تماس ها و حتی هیچ کدام از تماس ها را ضبط نکند .

صدای ضبط شده بر اساس حجم هارد دیسک شما و طبق تنظیمات شما در این برنامه ، به مدت معینی نگهداری و سپس به صورت اتوماتیک پاک می گردد . حجم فایل های صوتی استفاده شده در سیستم بسیار کم بوده بنابرین مقدار فضای هارد زیادی مورد نیاز سیستم نخواهد بود .

کاربرد سیستم ضبط مکالمات تلفن :

مدیر یک مجموعه توسط ضبط مکالمه میتواند نظارت بیشتر را بر نحوه مکالمه افراد مجموعه خود انجام داده که این کار باعث افزایش رضایت مندی مشتریان و کنترل پرسنل زیر مجموعه گردد . 

نحوه پیاده سازی ضبط مکالمات صوتی تلفن ثابت  :

این سیستم صرفا در قالب سرویس VOIP و در کنار امکانات دیگر راه اندازی میشود ، بدین معنی که این سیستم بر روی مرکز تلفن ویپ یک شرکت نصب و راه اندازی می گردد و صرفا این خدمت به عنوان یک دستگاه سخت افزاری کوچک و یا در قالب یک نرم افزار ساده قابل عرضه نمی باشد . سیستم ضبط مکالمات تلفن ، فقط یک سرویس ساده از 10 ها مورد سرویس کاربردی مراکز تلفن voip می باشد . 

مزایا و اهمیت ضبط مکالمات صوتی تلفن ثابت  :

دلایل عمده استفاده از سیستم ضبط مکالمات می تواند موارد ذیل باشد :

1) جنبه های آموزشی : 

این جنبه به منظور حصول اطمینان از عملکرد پرسنل جدید شرکت در نحوه پاسخ گویی به مخاطبین و اطمینان از کافی بودن آموزش های ارائه شده به پرسنل جدید زیر مجموعه  در شرایط کاری مختلف استفاده کرد  .

2) ارزیابی عملکرد پرسنل :

ضبط مکالمات می تواند به شما در ارزیابی عملکرد پرسنل کمک کند . معیار های این عملکرد می تواند تعامل (مذاکره) با مشتری و یا همکار باشد .ای کار به شما این امکان را می دهد که  کارکنان را به درستی شناسایی کنید و آنهایی را که عملکرد بهتری دارند ارتقاء شغلی داده و برعکس در مقابل تنبیه انضباطی قرار دهید . علاوه بر مورد فوق ، مدیران میتوانند متوسط زمان پاسخگویی به مشتریان و یا هرگونه آمار دیگر را از این سیستم استخراج نمائید .

3) رفع اختلاف نظر ها در مواقع بروز مشکلات  : 

ضبط مکالمات می تواند به رفع اختلاف نظرات که عاملی شایان در شرکت های خدماتی و فروشندگان کالا میباشد کمک کند. نگهداری شکایات یک مشتری میتواند باعث حفظ تاریخچه او و رابطه اش با محصول شما باشد. در بر داشتن موارد نگرانی مشتری از خدمات و محصول شما موجب رفع وقوع شکایت های مشابه در زمان دیگر شود.

4 ) تحلیل رفتار مشتریان  : 

شرکت هایی که از ضبط مکالمات بهره می برند علاوه بر داشتن مشکلات و شکایات مشتری, نیاز های آنان و انتطارات آنها و همچنین سوالات متداول پرسیده شده از سوی آنها را به راحتی در اختیار دارند. اینها همه کمک میکند که کارکنان مشتری را در بسیاری از مواقع بحرانی و مشکل بهتر شناسایی کرده و حتی برای مشکلاتش راه حل هایی از پیش تعیین شده داشته باشند.

راه اندازی فکس سرور در سیستم ویپ ؟

یکی از مشکلات رایج در سازمان های بزرگ و کوچک ، هزینه های دستگاه های فکس قدیمی می باشد . این هزینه ها شامل هزینه های : خرید مواد مصرفی شامل انواع کارتریج ها ، ریبون ها و … و یا هزینه های هنگفت نگهداری و پشتیبانی از این تجهیزات می باشد .

این مشکلات شرکت ها را بر آن داشته تا از سرور های نرم افزاری فکس همانند  ماژول fax server به جای سیستم های سخت افزاری فکس استفاده نمایند .

نرم افزار فکس سرور :

این سیستم های نرم افزاری دارای مزایای بسیاری از جمله : اختصاص دستگاه فکس مجازی به تمامی کاربران ، عدم نیاز به نگهداری و خرید تجهیزات مصرفی و کاربری بسیار راحت و…. بوده که باعث محبوبیت بیش از پیش این دستگاه ها در بازار شده است .

نرم افزار فکس تحت شبکه  : 

یکی از معروف ترین نرم افزار فکس تحت شبکه ، هایلافکس می باشد  . این سیستم های فکس نرم افزاری که بر روی سیستم های ویپ پیاده سازی می شوند و بر مبنای سیستم عامل لینوکس بوده و نصب و راه اندازی آن در بسیاری از اوقات ، حتی برای متخصصین این امر نیز،  دشواری های خاص خود را دارد .

برای مطالعه بیشتر درباره : رک سرور

راه اندازی فکس تحت شبکه  :

این شرکت برای رفع مشکلات بسیار سرویس هایلا فکس ، علی الخصوص روی سیستم های الستیکس و ایزابل ، اقدام به تولید و راه اندازی فکس تحت شبکه خود نموده است .

ماژول سرور فکس بروی free pbx نصب و راه اندازی شبکه کامپیوتر گردیده و به ازای هر کاربر ، کد کاربری ایجاد می گردد . از این مرحله به بعد هر فرد می تواند از فکس مجازی خود استفاده نماید .

در این روش هر کاربر برای خود دارای یک inbox فکس خواهد بود و می تواند همانند نامه های ایمیل ، نسبت به ارسال و دریافت نامه های فکس به صورت یک فایل اقدام نماید و در صورت نیاز آن را وارد سیستم اتوماسیون شرکت نموده و یا آن را پرینت نماید .

امکانات سرور فکس :

این سرور فکس که به آن ماژول فکس سرور گفته می شود ،  امکانات بسیاری از جمله موارد زیر را در اختیار ارگان ها و کاربران  قرار می دهد :

1- منوی فارسی.

2- نصب  راه اندازی و کاربری راحت .

3 – ارسال و دریافت همزمان تعداد نامحدود فکس .

4 – ارائه گزارشات بسیار جامع و کامل از کارکرد سیستم .

5 – امکان ارسال انواع فایل ها از روی سیستم رایانه کاربر و دانلود و نگهداری فکس های دریافتی به صورت بسیار کاربردی و راحت

6- سرعت عمل بسیار بالا .

7 – بدون نیاز به خرید سخت افزار فکس و یا …

تلفن گویا چیست و چگونه راه اندازی می شود :

منشی تلفنی و یا تلفن گویا ، صدایی می باشد که بر روی مرکز تلفن ( سانترال تلفن ) قرار گرفته و واحد های مختلف سازمان و یک شرکت را معرفی نموده و با زدن یک شماه به واحد مربوطه متصل می گردد  . برای راه اندازی تلفن گویا ، شما نیازمند به سانترال تلفن هستید . در صورت نداشتن سانترال تلفن ، باید نسبت به خرید و نصب و راه اندازی دستگاه سانترال تلفن اقدام بفرمائید . 

 کاربرد های تماس گیر خودکار | سامانه تماس گیر هوشمند | سیستم تماس گیر خودکار | تماس گیر تبلیغاتی | تماس خودکار با مشتریان :

سیستم تماس گیر خودکار ، سیستمی نرم افزاری می باشد که از  آن برای ارائه  انواع  اطلاع رسانی های  صوتی مورد نیاز از قبیل  : تبلیغات صوتی گروهی ، اطلاع رسانی صوتی موضوعاتی خاص و مهم، اعلام صوتی تبریک ، اعلام صوتی سررسید اقساط وام تاریخ گذشته بانک ها و شرکت های لیزینگ ، اعلام محصولات و خدمات جدید شرکت ها  و یا هر نوع پیغام صوتی دیگر استفاده نمود . 

نحوه مشخص کردن شماره  تلفن ها در سیستم تماس گیر خودکار  :

شماره های تماس مخاطبین شما در فایل اکسلی جمع آوری شده و وارد نرم افزار می گردد . این شماره تماس ها می توانند شامل لیست مشتریان قبلی شما بوده و یا اینکه به صورت اتفافی توسط خود سیستم و بر اساس برنامه ای که شما مشخص می کنید ایجاد گردد . یاد آوری می گردد شما می توانید شماره  سیستم تلفن های voip محدود به یک منطقه خاص فیزیکی و یا مشاغل خاص را از شرکت مخابرات دریافت نمائید .

نحوه کار سیستم تماس گیر خودکار :

بر اساس برنامه تنظیمی شما و با مشخص ساختن تعداد خطوط تلفن متصل به سیستم ، بر اساس زمان بندی شروع و پایان ، سیستم شروع به تماس می نماید . این تماس ها بر اساس تنظیم شما ، می توانند تا انجایی ادامه داشته باشند که مخاطب تماس شما قطعا پاسخ گوی تماس تلفنی شما باشد . به محض شنیدن تن صدای مخاطب ، پیغام صوتی پخش می گردد .

دقت شود ، می توان نرم افزار تلفن گویا را طوری برنامه ریزی نمود  که بصورت خودکار فکس نیز ارسال نماید.

محاسبه صرفه و صلاح شرکت در هنگام استفاده از سیستم تلفن خودکار :

این سیستم بدون محدودیت زمانی و توقف ،  قادر است در طول شبانه روز و بدون استراحت با مخاطبین شما تماس حاصل نماید . قطعا انجام چنین عملی از عهده نیروی انسانی خارج  می باشد . اتوماسیون بخش تماس گیری شرکت به صورت اتوماتیک می تواند به شدت هزینه های شما را کاهش دهد . خرید این سیستم مجهز ، دارای بار مالی برای شرکت شما بوده ولی در کوتاه مدت با عنایت به هزینه های زیاد استخدام نیروی انسانی شامل : حقوق ، مزایا ، پاداش  و… و عدم توانایی یک فرد برای برقراری تماس های بسیار زیاد در روز ( به طور مثال هر یک دقیقه یک تماس) ، این هزینه اولیه جبران می گردد .

سامانه تماس گیر هوشمند :

این روش موثر با وجود کارایی خوبی که دارد ، نیاز به حضور نیروی انسانی بوده که بتواند در طول شبانه روز به صورت مداوم به مشتریان و جامعه هدف تماس برقرار کرده و نسبت به ارائه اطلاعات به مشتریان اقدام نماید ، که این امر دارای بار مالی زیادی از جهت به کار گیری نیروی انسانی و … بوده که عملا کارائی این سیستم را پایین می آورد . از دیگر معایب این نوع بازار یابی می توان به عدم گزارش گیری دقیق از کار ، خطای انسانی و زمان بسیار زیاد جهت گرفتن شماره ها نیز اشاره کرد .

ما در این شرکت بر آن شدیم که این امر را بصورت اتوماسیون راه اندازی و تحت عنوان ماژول تماس گیر خودکار در اختیار مشتریان عزیز قرار دهیم .

تماس خودکار با مشتریان :

این نرم افزار بر اساس جدول تلفن های تحت شبکه وارده به سیستم ، و نوع برنامه ریزی انجام شده ، قادر است 24 ساعته در طول سال با مشتریان شما تماس گرفته و سناریوی شما را اجرا نماید . این سناریو می توانند به اساس نیاز خاص شما توسط ما برنامه ریزی گردد .

سیستم تماس گیر خودکار  مناسب چه سازمانهایی است ؟

از این ماژول می توان در زمینه های تبلیغات و اطلاع رسانی استفاده نمود .

این ماژول در مشاغلی همچون بیمه ها ، ادارات دارای قبوض خدماتی (مانند آب، برق، گاز، تلفن)، بانک ها ، آژانس های هواپیمایی، شرکت های خدمات دهنده اینترنت، موسسه های آموزشی، شرکت های تبلیغاتی و … استفاده کرد.

در نوشتن این ماژول سعی بر این بوده است تا کوچکترین نیاز شرکت ها مورد بررسی قرار گیرد و سطوح دسترسی مختلف در آن دیده شود.

برخی از کاربردهای سیستم  تماس گیر تبلیغاتی :

•        ارسال هرگونه پيام دلخواه در قالب اطلاع رساني

•        ارسال پیامهای گوناگون تبلیغاتی

•        اعلام بدهی و معوقات بانکی

•        اعلام و تنظیم قرار ملاقات و جلسات

•        امور عمومی همچون درخواست شرکت در انتخابات

•        سیستم نظرسنجی هوشمند تلفنی

•        بازاریابی تلفنی

•        ارسال پيام دعوت

•        برقراری تماس جهت تایید اطلاعات مشتریان

•        یادآوری موضوعات مهم

•        اعلام تبريک و تسليت مناسبتها

•        اعلام خدمات جدید شرکت

•        اعلام پيام صوتي دلخواه به مخاطبين به صورت گروهي

•        شماره گيري و برقراري تماس تلفني خودکار و بوسيله ي رايانه

•        و یا هر نوع پیغام دیگر

ماهیت سیستم تماس گیر خودکار :

سیستم تماس گیر خودکار این شرکت ، یک نرم افزار بوده و  به عنوان یک ماژول ، روی سیستم تلفنی ویپ ( VOIP )  ، شرکت شما نصب و راه اندازی می گردد . در صورتی که مجموعه شما فاقد سیستم سانترال تلفن می باشید ، این نرم افزار مستقلا نصب و سپس قابلیت اتصال به سیستم های تلفنی را دارد .

این نرم افزار قابلیت اتصال به تمامی سیستم های تلفنی سنتی ، نظیر پاناسونیک و یا سیستم های سانترال ip  پیشرفته نظیر سیسکو ، آوایا ، الستیکس و … را دارا می باشد .

جهت آشنایی با سایر توان مندی های سامانه تماس گیر هوشمند و یا اطلاع از سایر مزایای تماس خودکار با مشتریان ، با کارشناسان فروش ما در ارتباط باشید .

راه اندازی کنفرانس صوتی و تصویری توسط مرکز تلفن تحت شبکه :

نسل جدید ارتباطات بر پایه ارتباطات صوتی و  تصویری میباشند که  توسط آن میتوان سیستم کنفرانس صوتی و تصویری از راه دور راه اندازی نمود که این کار باعث تسهیل در ارتباطات میشود که به عنوان مثال وقتی پزشکان موقع جراحی در اطاق عمل از طریق ویدئو کنفرانس نکات لازم را انتقال میدهند و بر فرآیند کار نظارت میکنند یا وقتی درون سازمان جلسات مهمی تشکیل شده اما بعضی افراد حضور ندارند میتوانند از طریق ویدئو کنفرانس ارتباط صوتی و تصویری با افراد حاضر در جلسه داشته باشند و یا وقتی در بعضی نقاط طرحهای خاصی نیاز به افتتاح دارند از این روش میتوان استفاده نمود

 این نکته هم مدنظر باشد که دوربین هایی که برای ویدئو کنفرانس استفاده میشوند بسیار گران بوده و شاید برای بعضی جاها مقرون به صرفه نباشند لذا تیم فنی آی تی شبکه توانایی اجرای این سیستم را بر پایه تکنولوژی VOIP  را دارا میباشد و میتواند با هزینه بسیار پایین تری این امکانات را برای هر مکان کوچک و بزرگی فراهم نماید لذا در این صورت فقط با یک پهنای باند در حد 8 مگابیت و با استفاده از گوشی های ip phone  که دارای دوربین میباشند  میتوان ارتباط تصویری برقرار نمود این فناوری را با هزینه بسیار پایین اجرا نمود که این ارتباط را میتوان طوری طراحی کرد که در صورتی که چند نفر که هر کدام در نقاط مختلفی میباشند و میخواهند از این طریق کنفرانس تصویری داشته باشند به راحتی بتوانند به هدف خودشان برسند در این سیستم میتوان بین 3 الی 20 نقطه کنفرانس صوتی و تصویری برقرار نمود

سانترال تحت شبکه

سانترال تحت شبکه یا IP PBX یکی از اصلی ترین تجهیزات سخت افزاری در ادارات و محیط های کاری می باشد که دارای چند شعبه بوده و با تعداد خطوط تلفن محدود، ارتباطات چندگانه برقرار میشود.

به عبارت دیگر، با این تجهیزات می توان یک خط تلفن مخابراتی را به چند خط داخلی تبدیل نمود. آی تی شبکه؛ ارائه دهنده تجهیزات شبکه در ادامه به معرفی IP PBX یا سانترال IP پرداخته و تفاوت های آنها با VOIP و موارد مهم در خرید و تعیین قیمت آنها را بررسی خواهد نمود.

اطلاعات بیشتر 

پروتکل SIP یک پروتکل سیگنالینگ جهت برقراری ارتباطات صوتی بر روی بستر شبکه می باشد. از این پروتکل در سیستم های تلفن تحت شبکه یا همان سیستم تلفن ویپ جهت برقراری تماس های درون و برون سازمانی استفاده می شود.

مطالعه بیشتر 

این سیستم قابلیت اتصال به تمامی سیستم های crm استاندارد را دارا می باشد . این کار توسط API های توسعه یافت توسط این شرکت انجام میشود . بعد از اتصال ، شما در هنگام دریافت تماس ورودی ، اطلاعات مشتری را از سیستم crm دریافت کرده و توانایی مانور بیشتری بر روی اطلاعات مشتری ، از جمله شرح مذاکرات پیشین ، فاکتور ها و پیش فاکتور ها و … دسترسی خواهید داشت .

انتقال خط تلفن از طریق شبکه اینترنت  :

در هنگام جابجایی مکان فعالیت ، یکی از بزرگترین معضلات و دغدغه های بسیاری از شرکت ها و نهاد ها ، انتقال شماره های تلفن های تحت شبکه از محل قدیم به محل جدید است . این جابجایی در صورتی که صرفا در یک مرکز مخابراتی صورت پذیرد ، امکان حفظ شماره تلفن قدیمی وجود داشته و در غیر این صورت ، شماره تلفن تعویض خواهد شد .

این مهم برای شرکت هایی که تجارت آنها بر پایه تلفن استوار می باشد بسیار دردسرساز بوده و قطعا باعث از دست رفتن تعدادی از مشتریان آنها خواهد شد .

سوال اینجاست :

راه کار انتقال خط تلفن از طریق اینترنت چیست ؟

در حال حاضرخطوط تلفن موجود به سه دسته تقسیم می شوند :

1- تلفن های عادی 8 رقمی آنالوگ .

2- تلفن های 4 و 5 رقمی دیجیتال E1 .

3- تلفن های نسل جدید مبتنی بر اینترنت از قبیل سیپ ترانک ها  و یا سیپ فون ها.

بسته به اینکه خط تلفن شما کدام یکی از حالت های فوق باشد ، وضعیت می تواند متفاوت باشد .

در حالت سوم ، به علت استفاده از بستر اینترنت شرکت های واگذار کننده تلفن ، احتمال تغییر شماره تلفن در هنگام جابجایی ، تقریبا پایین است ( مگر از امکانات مخابرات و مراکز مخابراتی قدیمی دولتی استفاده فرمائید. این موضوع در شرکت های خصوصی اتفاق نمی افتد  ) .

در حالت های اول و دوم ، قطعا شماره تلفن شما در هنگام جابجایی از یک مکان به مکان دیگر ( خیابان و محله دیگر ، شهر دیگر و حتی کشوری دیگر ) تغییر خواهد کرد . در این حالت شما نیازمند به داشتن یک لینک خط ارتباطی (اعم از رادیو p2p ، اینترنت ، mpls مخابرات و …) بین مبدا و مقصد خواهید بود .  بعد از برقرای این ارتباط  با استفاده از تجهیزات و مبدل های voip شما قادر خواهید بود که شماره تلفن های خود را در مقصد نیز استفاده نمائید .

هزینه های انتقال خط تلفن از طریق اینترنت :

این هزینه ها شامل دو بخش است :

1 – هزینه خط لینک ارتباطی بین مبدا و مقصد که بسته به نوع خط مورد استفاده می تواند متفاوت باشد .

2- هزینه دو دستگاه گیتوی ویپ و دستمزد راه اندازی آنها.